ТОРГ-18 представляет собой журнал, в котором фиксируется движение товаров на складе. Этот журнал ведется материально ответственным лицом. Подробнее о порядке его заполнения вы сможете узнать из нашей статьи.

Как пользоваться журналом для учета товаров ТОРГ-18

Для того чтобы кладовщик мог зафиксировать движение и остатки товарно-материальных ценностей (ТМЦ), а также тары на вверенном ему складе, предусмотрена форма ТОРГ-18, бланк которой утвержден постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. В этот регистр заносятся сведения о приходе/расходе и остатках товаров. Унифицированный бланк содержит все необходимые реквизиты и графы, которые нужны для ведения складского учета ТМЦ.

Информация для занесения в ТОРГ-18 берется из первичной документации (накладных) или из накопительных ведомостей по учету за день тары и ТМЦ. Заполнение журнала производится с разбивкой по номенклатуре, количеству, цене, сорту.

О том, как заполняется похожий по структуре документ, оборотная ведомость, читайте в статье «Как заполнить оборотную ведомость (бланк, образец)?» .

Если в компании используется вариант автоматизированной обработки информации при ведении бухучета, то эта форма также рекомендована к применению. Ее можно вести и хранить как на машинописных носителях, так и в бумажном виде.

Правила заполнения журнала

Информация в журнал вносится по каждой произведенной операции (расходной или приходной), отражающей движение ТМЦ на складе. При этом по каждой отраженной в ТОРГ-18 операции вычисляется остаток товара на складе.

ОБРАТИЕ ВНИМАНИЕ! Информация в регистр заносится в тех единицах измерения, которые были указаны на титульной странице журнала.

В этом бухгалтерском регистре на первой и последующих страницах в табличной части приводятся следующие данные:

• дата совершенной операции по расходу/приходу ТМЦ;
• номер первичного документа, на основании которого была произведена операция;
• количество поступившего/отгруженного товара, которое заносится в графы «Приход» или «Расход»;
• оставшееся количество товара после завершения операции (здесь может быть отображена общая масса оприходованных от поставщика ТМЦ вместе с контейнерами и упаковкой, предназначенными для сохранения ТМЦ в целости);
• в графе 7 может быть указан любой комментарий; обычно здесь приводится информация, которая может оказать влияние на общий вес ТМЦ.

О том, какие документы оформляются при приемке товаров, читайте в материале

В целях учета материалов и прочих ТМЦ в бюджетной сфере Минфином РФ был утвержден специальный документ – «Книга учета материальных ценностей». Основное назначение документа – контроль за перемещением и остатками ТМЦ по местам их хранения. Обязанность по заполнению регистра возложена на материально-ответственных лиц .

Особенности применения книги

«Книга учета материальных ценностей» по форме 0504042 является обязательным документом для госучреждений. Организации, работающие в коммерческом секторе, могут использовать данный регистр по собственному усмотрению. Форма документа утверждена Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.

При заполнении формы следует учитывать, что на каждое наименование ТМЦ отводится отдельная страница. Учет необходимо вести по наименованиям, сортам и количеству товарно-материальных ценностей. К учету принимаются все материалы и продукция, поступившие на склад. Источник их поступления и способ приобретения не имеет значения. ТМЦ, поступившие или выбывшие из организации, должны быть отражены в форме 0504042 «Книга учета материальных ценностей». Важно, чтобы сведения, содержащиеся в регистре, полностью соответствовали фактическому наличию имущества в организации.

В организациях периодически проводятся проверки , цель которых – осуществление контроля за поступлением ТМЦ и их расходованием. Во время проверок ответственные лица сверяют записи в книге с данными бухучета. Результаты записывают в специальной таблице на последней странице книги.

«Книга учета материальных ценностей», образец которой представлен далее, состоит из страниц двух видов. На основных страницах отображаются данные о товарно-материальных ценностях (каждый вид на отдельной странице), а вторую - проверочную (последнюю в книге) страницу заполняют лица, проводившие проверку.

Каждая страница документа содержит следующие сведения:

наименование учреждения, структурного подразделения, Ф.И.О. ответственного лица;

данные о месте хранения ТМЦ (склад, стеллаж, ячейка);

наименование ТМЦ;

единицу измерения;

цену за единицу;

марку, сорт, размер.

Ниже расположена таблица, в которой непосредственно отображают информацию о перемещении ТМЦ. Здесь надо указать:

дату, когда была сделана запись;

номер и дату составления документа, ставшего основанием для проведения операции;

наименование организации или Ф.И.О. лица, от которых были получены товарно-материальные ценности или которым они были выданы;

приход, расход и остаток ТМЦ на конкретную дату;

дату осуществления контроля, Ф.И.О. и подпись ответственного лица.

Форма 0504042 «Книга учета материальных ценностей», как правило, заполняется кладовщиком (или иным материально ответственным лицом). Листы книги следует пронумеровать и прошнуровать. На последней странице указывают общее количество листов книги. Здесь же должны стоять подписи руководителя учреждения и главного бухгалтера, а также печать учреждения.

Как заполнить «Книгу учета материальных ценностей»

Существуют определенные правила, которые надо соблюдать при заполнении документа. Так как форма регистра утверждена на законодательном уровне – в него нельзя вносить изменения, удалять или добавлять какие-либо графы. При заполнении книги не должны возникнуть сложности, главное – своевременно вносить достоверные записи в нее и проставлять подписи ответственных лиц.

Заполнение «Книги учета материальных ценностей» осуществляется следующим образом:

В первую очередь заполняют «шапку» документа. Сюда вносят сведения об учреждении и структурном подразделении, в котором ведется учет ТМЦ. Также следует указать должность и Ф.И.О. лица, ответственного за ведение учета и заполнение книги.

В соответствующей графе прописывают дату начала ведения регистра. Дату закрытия указывают только тогда, когда ведение книги окончится.

Теперь следует перейти к заполнению первой таблицы, состоящей из 11 граф. Сюда вносят подробные сведения о ТМЦ (цену, характеристики, единицу измерения, норму запаса) и месте их хранения (название склада, номер стеллажа и ячейки).

В строке «Наименование материала» указывают название конкретного вида ТМЦ. В строке «Код» ставят код, который был присвоен материалу бухгалтерией.

Ниже расположена вторая таблица, состоящая из 9 граф. Она предназначена для записей о поступлении и отпуске ТМЦ. Записи необходимо делать по каждому факту поступления или выдачи конкретных товарно-материальных ценностей. Каждая запись имеет свой порядковый номер.

В первой графе указывают номер записи, затем – дату, когда она была сделана, далее прописывают номер и дату составления документа, являющегося основанием для выдачи или приема материальных ценностей. Это может быть требование-накладная на выдачу материалов или лимитно-заборная карта.

Следующие три колонки предназначены для отображения операций по приходу и расходу ТМЦ. На их основании рассчитывается остаток материальных ценностей на складе.

В последней колонке проставляют отметки об осуществлении контроля. Здесь указывают дату проверки, Ф.И.О. и подпись лица, проводившего ее.

Вторая страница документа имеет вид таблицы, состоящей из трех столбцов. После проведения контрольных мероприятий ответственное лицо вносит сюда соответствующую отметку. В таблице указывают следующее: дату проведения проверки, замечания и предложения, должность и подпись проверяющего.

Образец книги учета материальных ценностей

Скачать «Книгу учета материальных ценностей» можно по ссылке ниже.

Вести книгу учета материальных ценностей не сложно . Но поскольку эта процедура предусмотрена в целях контроля за приемом материалов на предприятии и их выдачей, она играет особо важную роль . Лицо, ответственное за прибытие и выбытие товарно-материальных ценностей, должно предельно внимательно относиться к своей обязанности по документальному оформлению производимых операций.

С 2015 года введена новая форма журнала учета материальных ценностей на предприятии , в связи с чем изменились некоторые правила заполнения и ведения первичной документации. Ввиду высокой значимости и максимальной ответственности за вмененное организационное имущество кладовщики и иные материально ответственные лица должны знать о произошедших изменениях и правилах документирования материальных потоков.

Общие положения

Цель ведения учета материальных ценностей – контроль сохранности и рациональности эксплуатации имущества предприятия . Сведения об имуществе, находящемся в местах хранения, вносятся в специальный складской журнал.

Обязанности по ведению учета ценностей и заполнению документа возлагаются на материально ответственное лицо — кладовщика , назначаемого директором фирмы. К учету принимаются все материальные средства, поступающие на склад, вне зависимости от способа их приобретения и источника поступления.

Материальные ценности, поступающие или выбывающие с предприятия, подлежат оприходованию и списанию по учетной книге в этот же день. Информация, содержащаяся в ней, должна полностью соответствовать фактическому наличию имущества в организации.

Учет имущества осуществляется по названиям материалов (продукции, инвентаря и пр.), их количеству, сортам. Для этого заполняются отдельные страницы по каждому наименованию .

Выдача материальных ценностей сотрудникам осуществляется кладовщиком под роспись . Факт ее совершения фиксируется в книге учета.

Регулярно на предприятии проводятся проверки наличия материальных ценностей и состояния учетных документов . Бухгалтерские данные сверяются с содержанием складского журнала. После сверки сведений, полученных в результате проверки, в соответствующем разделе книги учета ставится специальная отметка.

Нормативные акты

Требование , установленное статьей 9 ФЗ «О бухгалтерском учете», о том, что все хозяйственные операции, осуществляемые на предприятии, необходимо оформлять оправдательной документацией, т.е. первичными документами, по которым ведется бухгалтерский учет, отменено . Тем не менее, организации продолжают ему следовать ввиду требований иных нормативно-правовых актов.

Если хозяйственная операция не оформлена первичным учетным документом, она не принимается к учету и не отражается в бухгалтерских регистрах. Первичная документация составляется на строгих бланках, включенных в альбомы унифицированных форм первичного учета.

Постановление Правительства РФ №835 «О первичных учетных документах» требует применения разработанных и утвержденных форм первичных документов всеми фирмами вне зависимости от организационно-правовой формы.

Порядок заполнения

Сначала заполняется шапка документа (или титульная страница) , в которую вносятся следующие данные :

• полное наименование компании;
• название структурного подразделения, где ведется учетный журнал;
• должность и ФИО материально ответственного лица, ведущего книгу;
• дата начала ведения документа (дата его закрытия проставляется по окончанию журнала учета).

На следующем этапе в таблицу вносится информация о предмете материальной ценности . По каждому наименованию оформляется отдельный лист. Таблица включает семь граф :

1. Кодовое обозначение места хранения материальных ценностей – склада предприятия.
2. Стеллаж.
3. Ячейка.
4. Единица измерения (это может быть штука, пачка, упаковка и т.д. в зависимости от вида имущества).
5. Цена (за одну единицу хранимой вещи).
6. Характеристики (размеры, сорт, профиль, марка).
7. Норма запаса (представляет собой необходимое количество материальных ценностей в наличии на складе, позволяющее предприятию работать без перебоев).

Далее вносятся сведения в строчку «Наименование материала» , к примеру, «калькулятор», «машинка шлифовальная» или «бумага для принтера». Также проставляется код материала, который был присвоен ему бухгалтерией.

Затем следует таблица, в которую заносятся отметки о поступлении и отпуске материалов. Запись в книге учета делается ответственным лицом по каждому факту приема или выдачи определенной материальной ценности. Таблица заполняется в следующем порядке :

1. В первом столбце проставляется порядковый номер записи. Нумерация начинается с единицы. Соответственно, первая запись будет под номером «1».
2. Второй столбец содержит дату произведения записи. Она должна соответствовать фактическому поступлению или выбытию материала.
3. В третий столбец записывается дата и номер документа, являющегося основанием для приема материальной ценности (к примеру, лимитно-заборная карта при возврате на склад неиспользованных остатков) или ее выдачи (к примеру, ведомость на выдачу материала на нужды компании).
4. Четвертый столбец должен отражать источник поступления материала (к примеру, поставщик) или подразделение предприятия, в которое выдана ценность, и его материально ответственное лицо.
5. Вариант заполнения пятого и шестого столбца зависит от вида операции: прием («Приход» в пятом столбце) или выбытие (в шестом столбце «Расход»).
6. Седьмой столбец содержит количество материала, оставшегося на складе по окончании текущей операции.
7. Заключительный столбец предназначен для отметки о контроле. В нем вписывается дата произведенной проверки и проставляется подпись лица, которое ее провело.

Последняя страница книги учета предназначена для внесения информации о проводимых проверках . Она также имеет табличную форму, состоящую из трех граф : дата проведения проверки, замечания и предложения, должность и подпись проверяющего лица. Эта страница оформляется бухгалтером после фактического осуществления контрольных мероприятий.

Форму учетной книги утвердило Министерство финансов в 2015 году Приказом №52н . По ОКУД ее номер 0504206 . Бланк носит обязательный характер для осуществления операций по учету товарно-материальных ценностей на предприятиях.

Он используется при формировании учетной политики хозяйствующего субъекта с 2015 года (времени введения в практику) и носит название «Карточка (книга) учета выдачи имущества в пользование» . Ранее учет поступления и складского хранения материальных ценностей на предприятии оформлялся по форме МХ-5 , где для каждого вида материалов отводился отдельный раздел.

Несмотря на то, что новая форма относится к первичной учетной документации, по своей сути она представляет собой регистр учета, который ориентирован только на ведение на бумаге.

Обратите внимание! Каждая операция по выдаче имущества в личное пользование и по его возврату должна осуществляться под роспись в форме 0504206 лица, получившего материальные ценности, с проставлением даты фактического произведения действий.

Наибольшее распространение журнал получил в ведении оперативного учета такого имущества, как спецодежда, средства индивидуальной защиты, рабочая обувь. Оформление его в электронном варианте не предусмотрено, поскольку в документе нет колонок для подписей ответственных лиц. Как правило, журнал ведет работник склада, заполняя его ручным способом. Бланки получить можно путем обычной распечатки электронной версии или заказа в типографии.

Учетный журнал ведется бессрочно , пока не будет полностью заполнен. Обложка должна содержать название компании, должность и ФИО ответственного за его оформление лица, даты заведения и окончания документа. Все листы подлежат последовательной нумерации. Они должны быть прошиты, скреплены с заверением фирменной печатью.

Обратите внимание! Удалять какие-либо реквизиты из официальных бланков запрещается! Постановление Госкомстата РФ №20 от 1999 года о порядке применения унифицированных форм разрешает предприятиям при необходимости вносить в бланки первичной учетной документации дополнительные реквизиты. Однако, все реквизиты, имеющиеся на утвержденных унифицированных формах, должны оставаться при этом без изменения, в том числе, название документа, номер формы, код.

При принятии решения на предприятии о корректировки утвержденных форм (внесении дополнительных реквизитов), все вносимые изменения необходимо оформлять соответствующими локальными организационно-правовыми актами .

Форматы бланков, содержащиеся в альбомах унифицированной первичной учетной документации, носят рекомендательный характер . Менять их разрешается на внутрифирменном уровне в соответствии с потребностями организации. К примеру, можно расширить или сузить строчки, графы, включить дополнительные строчки и вкладные страницы для удобного размещения и легкой обработки нужной информации.

Итак, книга учета материалов ведется в месте их поступления, хранения и выдачи в пользование. Каждая операция должна вноситься в документ в день ее осуществления. Бланк журнала представляет собой табличную форму . Сложностей в его заполнении не возникает. Главное – делать записи вовремя с проставлением подписей ответственных лиц . Для каждого вида материалов отведена отдельная страница. Все они обязательно нумеруются.

Структурную основу книги допускается менять. Однако, сохранение установленных изначально в унифицированном варианте реквизитов обязательно.

Ранее для учитывания поступления и хранения ТМЦ на склад использовалась форма МХ-5, в которой на каждый вид ТМЦ выделялся отдельный раздел.

Форма журнала

Статьей 9 ФЗ от 06.12.11 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” требование об использовании установленных форм документов отменено. Тем не менее, продолжают применяться формы бумаг, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других нормативных актов.

В качестве примера можно привести журнал учета материальных средств, который используется кладовщиками в военных подразделениях. На его примере организация может разработать собственную форму документа.

Журнал учета материальных ценностей, форма 26

Такие книги ведутся бессрочно до полного заполнения. На обложке указывается наименование организации, ФИО и должность ответственного за заполнение лица, дата начала и окончания заполнения документа. Листы нумеруются и прошиваются, скрепляются печатью организации.

Учитывание ТМЦ на предприятии

Учитывание ТМЦ на предприятии ведется в целях контроля за сохранностью, и целесообразностью использования имущества. Информация об имуществе предприятия вписывается в складской журнал. Ведение учета материальных ценностей, как и обязанность внесения записей в документ, ложиться на назначенного директором специалиста - кладовщика. Учитыванию подлежат все виды материальных средств, которые поступили на склад предприятия. Причем, не имеет значения источник их поступления и способ приобретения.

МЦ, поступившие или выбывшие из организации, приходуются или списываются по книге учета в тот же день. Данные, указанные в ней, должны соответствовать наличию материальных средств на предприятии.

Кладовщик выдает сотрудникам МЦ под роспись. Информация обо всех выданных МЦ вносится в книгу.

Периодически в организации проводится проверка наличия имущества и состояния учетной документации в организации. Информация о результатах проверки сверяется с данными книги, о чем делается отметка в соответствующем разделе.